Privacy Statement Miglia Daventria
Deze privacy verklaring van de Stichting Community Service Deventer, als organisator van de Miglia Daventria (SCS) heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens volgens de definities van de AVG (artikel 4) zoals deze plaats vinden inzake de organisatie van en deelneming aan de Miglia Daventria, zowel in voorbereiding naar als tijdens de wedstrijd.. SCS is hierin verwerkingsverantwoordelijke.
Betrokkenen
Deze verklaring betreft persoonsgegevens van de volgende betrokkenen:
- Leden van de Rallycommissie Miglia Daventria
- Deelnemers aan de wedstrijd en proloog van Miglia Daventria
- Bezoekers van de website die een contactformulier invullen
- Vrijwilligers van de Miglia Daventria
- Sponsoren (zowel in natura als via financiële bijdrage) en hun contactpersonen
- Bezoekers / toeschouwers van de wedstrijd Miglia Daventria
- Het goede doel (en haar vertegenwoordigers) dat per editie wordt gekozen als ontvanger van de opbrengst of welke deelneemt aan de sponsorklasse.
- Externe partijen, te weten: de bank en MailChimp
Welke persoonsgegevens worden opgeslagen onder welke grondslagen?
Miglia Daventria verwerkt de volgende gegevens op grondslag van noodzaak voor het uitvoeren van een overeenkomst:
- (bedrijfs)Naam – BTW-nummer
- Adres – KVK-nummer
- Postcode – Kredietwaardigheid
- Plaats – IBAN en overige incassomandaatgegevens
- Emailadres – Geslacht
- Telefoonnummer – Voertuiggegevens
Onder toestemming kunnen daarnaast ook de volgende gegevens worden verwerkt:
- Email adres (met het oog op mailing over volgende edities van de Miglia Daventria, sponsormogelijkheden en andere bijdragen)
Deze gegevens worden verwerkt in een online ERP systeem alsmede Outlook, Word, Excel en vCards.
Met welk doel worden de gegevens opgeslagen?
Miglia Daventria verwerkt de gegevens met als doel: ‘Het kunnen organiseren van een benefiet rally, factureren en betaald krijgen van deelnemersbijdragen, sponsorgelden en andere giften´. Alle hierbij gemoeide documenten en marketinguitingen met dit doel vallen hieronder.
Uitwisseling met derden
Miglia Daventria deelt, indien nodig, relevante persoonsgegevens met derden, te weten:
- Bank: Tenaamstelling en IBAN voor uitvoer van incasso’s
- MailChimp: Contactpersoongegevens (incl. mailadres en geslacht) voor mailings (opt-in)
Hoe lang worden gegevens bewaard?
De volgende bewaartermijnen worden door Miglia Daventria gehanteerd:
- Deelnemersdata en sponsorgegevens worden bewaard tot maximaal 7 jaar na de laatste factuurregistratie.
Rechten van betrokkenen
Inzage in de persoonsgegevens kan worden opgevraagd via een mail aan info@migliadaventria.nl.
Beveiliging van gegevens
De gegevens worden door Miglia Daventria beveiligd. Dit wordt – waar mogelijk – gedaan door het gebruik van multi factor authenticatie en altijd gedaan door het aantal functionarissen met toegang te beperken tot alleen die data waar zij toegang toe moet hebben voor het uitvoeren van de comissiefunctie. Gegevens worden daarnaast alleen uitgewisseld met de hiervoor beschreven derden via de meest afschermde/veilige mogelijkheid. Overige externe partijen hebben geen rechtstreeks toegang tot de data.
Contact
Miglia Daventria heeft een hoofdverantwoordelijke voor data en privacy, welke via de volgende middelen te contacteren is: